Strainu onLine

Descriere: Sistem de E-Learning pentru o companie informatică
Materie: Managementul Proiectelor Informatice
Referat făcut la master (Managementul Informatizat al Proiectelor, ASE).

Download (toate referatele sunt distribuite sub Licenţa CC-BY 3.0)

Mai jos aveți la dispoziție o variantă text a referatului. Vă rugăm să rețineți că această variantă nu are nici un fel de formatare sau poze. Unele caractere pot să nu fie arătate corect. Pentru varianta integrală vă rugăm să downloadați referatul.

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE BUCUREŞTI
FACULTATEA DE CIBERNETICĂ, STATISTICĂ ŞI INFORMATICĂ ECONOMICĂ
MANAGEMENTUL INFORMATIZAT AL PROIECTELOR

PROIECT LA DISCIPLINA MANAGEMENTUL PROIECTELOR INFORMATICE
Sistem de E-Learning pentru compania IXIA

Studenți:

2009 –
BUSINESS CASE

Project name
Dezvoltarea unui sistem de e-learning pentru compania IXIA şi integrarea sa cu intranetul companiei.

Release
Draft/Final
Date:    23.11.2009

PRINCE2

Author:

Cristian Alexandru
Owner:

IXIA
Client:

IXIA
Document Number:

IXIA-BC-0001

Document History

Document Location
This document is only valid on the day it was printed.
Sursa acestui document poate fi găsită pe intranetul companiei, la adresa \\sharepoint\elearning\ixia-bc-0001.doc

Revision History
Date of next revision:    02.12.2009

Revision date
Previous revision date
Summary of Changes
Changes marked
23.11.09
n/a
Prima versiune – datele principale privind investiția

Approvals
This document requires the following approvals.
Signed approval forms are filed in the project files.

Name
Signature
Title
Date of Issue
Version
Teodor Ceaușu

Development director
23.11.09
1
Maria Popescu

HR Director
23.11.09
1
Andrei Pitiș

CEO
23.11.09
1

Distribution
This document has been distributed to:

Name
Title
Date of Issue
Version
Teodor Ceaușu
Development director
23.11.09
1
Maria Popescu
HR Director
23.11.09
1
Andrei Pitiș
CEO
23.11.09
1

Purpose

Scopul documentului este de a prezenta justificarea demarării proiectului și
are la bază analiza costurilor estimate de implementare a proiectului
comparativ cu riscurile, beneficiile scontate și reducerea cheltuielilor pentru
organizație.

Contents
This Business Case contains the following topics:

Topic
See Page
Reasons
3
Options
3
Benefits expected
4
Risks
4
Cost
4
Timescales
4
Investment appraisal
4

Reasons
Compania IXIA este o companie multinațională specializată pe realizarea de echipamente pentru testarea rețelelor de date și voce. Sediul central al companiei este în SUA, dar are filiale în Irlanda, Canada, România, Australia și India.
În ultima perioadă compania a efectuat mai multe achiziții, ceea ce a dus la dublarea numărului de angajați și la mărirea diferențelor intre angajații din diferite părți ale lumii.
Prin acest proiect se urmărește aducerea tutror angajatilor la acelasi nivel atât din punct de vedere tehnic, cât și al cunoștințelor despre modul de operare al companiei. Acest lucru e justificat de costurile suplimentare create de necunoașterea procedurilor și tehnologiilor folosite în cadrul companiei.
Managementul companiei a decis implementarea unui sistem de E-learning unitar la nivelul companiei. Alegerea sistemului se va face în urma evaluării tehnico-economice a mai multor soluții posibile.

Options
În analiza opțiunilor pentru sistemul de E-learning s-au luat în considerare următoarele optiuni: Implementarea unui sistem dezvoltat in-house; implementarea unui sistem dezvoltat extern; folosirea unui furnizor de servicii.
Alegerea metodei folosite pentru implementarea seistemului se face în funcție de următoarele criterii:

Nr.
Criterii de evaluare
In-house
Sistem Extern
Furnizor
1)
Criterii economice
1.1)
Costul de realizare al proiectului
1
3
2
1.2)
Costurile de întreținere a sistemului
1
2
3
2)
Criterii tehnice
2.1)
Flexibilitatea platformei software
3
2
1
2.2)
Ușurința în administrare
2
3
1
2.3)
Ușurința în utilizare
2
1
3
Scor total:
1,8
2,2
2
Scara de evaluare : 1 – cel mai bun, 3 – cel mai slab ;

În urma evaluării realizate, a fost aleasă soluția realizării unui sistem in-house, datorită scorului mai mic obținut față de celelalte soluții.

Benefits expected
Îmbunătățirea nivelului de pregătire al angajaților
Obținerea de economii din bugetul destinat educației continue a angajatilor.
Urmărirea mai ușoară a traiectoriei profesionale a angajaților

Risks
Lipsa de experiență în domeniul dezvoltării de aplicatii enterprise poate duce la întârzieri
supraîncărcarea echipei de proiect dacă este luată dintre inginerii deja angajați de firmă
obținerea unui cost total al proiectului mai mare decât cel al soluțiilor externe avute în vedere în prima fază

Cost
Costul total al proiectului a fost estimat la 40.438 €. Această sumă este împărțită după cum urmează:
Managementul proiectului                             2.400 €
Analiza cerinţelor                                           3.538 €
Proiectarea soluţiei                                         6.600 €
Implementarea sistemului                              9.000 €
Testarea de integrare                                      9.000 €
Integrarea în mediul de lucru al clientului     7.500 €
Asistență tehnică                                            2.400 €

Timescales
Proiectul trebuie finalizat în 148 de zile (aproximativ 5 luni), din care o lună o reprezintă perioada de asistență tehnică în productie oferită de echipa de proiect.

Investment appraisal
Investiția totală pentru acest proiect este de puțin peste 40.000 de euro. Evaluarea investiției a fost făcută prin comparație cu costurile anuale ale companiei cu educația, care se ridicau la 15.000€ și creșteau cu 5% pe an. Comparativ, costurile cu realizarea conținutului pentru această platformă sunt de doar 6.000€/an.
E-Learning
Anul 1
Anul 2
Anul 3
Anul 4
Anul 5
Extern
15000
15750
16538
17364
18233
Intern
47438
7000
7000
7000
7000
Diferență
-32438
8750
9538
10364
11233

Diferența dintre cele 2 variante este de aproape 7.500€ (18,6%) după 5 ani. Recuperarea investiției se face în aproximativ 4 ani.
PROJECT INITIATION DOCUMENT

Project name
Dezvoltarea unui sistem de e-learning pentru compania IXIA şi integrarea sa cu intranetul companiei.

Release
Draft/Final
Date:    24.11.2009

PRINCE2

Author:

Echipă proiect
Owner:

IXIA
Client:

IXIA
Document Number:

IXIA-PID-0001

Document History

Document
Location
This document is only valid on the day it was printed.
Sursa acestui document poate fi găsită pe intranetul companiei, la adresa \\sharepoint\elearning\ixia-pid-0001.doc

Revision
History
Date of next revision:        02.12.2009

Revision date
Previous revision date
Summary of Changes
Changes marked
23.11.09
N/A
Prima versiune – datele principale ale investiţiei

Approvals
This document requires the following approvals.
Signed approval forms are filed in the project files.

Name
Signature
Title
Date of Issue
Version
Cristian Alexandru

Project Manager
23.11.09
1

Distribution
This document has been distributed to:

Name
Title
Date of Issue
Version
Echipă Proiect

23.11.09
1
IXIA Project Board

23.11.09
1

Purpose

Scopul prezentului document îl reprezintă definirea proiectului, precum şi formarea bazei de informaţii pentru managementul proiectului şi pentru evaluarea succesului său.

Contents
This publication contains the following topics:

Topic
See Page
Background

Project definition

Project organization structure

Communication Plan

Project Quality Plan

Project tolerances

Project controls

Initial Business Case

Initial Project Plan

Initial Risk Log

Background

Compania IXIA este o companie multinaţională specializată pe realizarea de echipamente pentru testarea reţelelor de date şi voce. Sediul central al companiei este în SUA, dar are filiale în Irlanda, Canada, România, Australia şi India.
În ultima perioadă compania a efectuat mai multe achiziţii, ceea ce a dus la dublarea numărului de angajaţi şi la mărirea diferenţelor între angajaţii din diferite părţi ale lumii.
Prin acest proiect se urmăreşte aducerea tuturor angajaţilor la acelaşi nivel atât din punct de vedere tehnic, cât şi al cunoştinţelor despre modul de operare al companiei. Acest lucru e justificat de costurile suplimentare create de necunoaşterea procedurilor şi tehnologiilor folosite în cadrul companiei.
Managementul companiei a decis implementarea unui sistem de e-learning unitar la nivelul companiei. Alegerea sistemului se va face în urma evaluării tehnico-economice a mai multor soluţii posibile.

Project Definition

Project
objectives
Implementarea cu succes a sistemului de e-learning prin respectarea cerinţelor din contract şi încadrarea în timp şi costuri a proiectului
Respectarea planului de asigurare a calităţii (număr minim de buguri)
Calificarea personalului în utilizarea sistemului.

Defined
method
of
approach
Se va folosi un model de îmbunătăţire standard pentru a dezvolta fiecare livrabil la nivelul de calitate dorit. Design-ul procesului presupune includerea unor consultări ale beneficiarilor folosind mai multe mecanisme prin workshop-uri şi documente specifice pentru observaţii.
Modelul folosit:

Project scope
Realizarea unui sistem de e-learning la nivelul de calitate cerut de beneficiar, sistem integrat în intranetul companiei IXIA, fără a asigura platforma hardware şi conţinutul sistemului de e-learning.

Project
deliverables
Sistem de autentificare integrat cu conturile unice ale companiei
Sit web care permite accesul la integralitatea documentaţiei pe baza autentificării (un total de 10 de tipuri de pagini)
Manual de utilizare al aplicaţiei care să prezinte fiecare din cele 10 de tipuri de pagini ale aplicaţiei
Manual de administrare al aplicaţiei care să prezinte tehnologiile folosite şi metodele de adăugare ale unor noi cursuri.

Exclusions
Asigurarea platformei hardware necesară pentru implementarea sistemului
Crearea de conţinut pentru sistem.

Constraints
Cele mai importante constrângeri ale proiectului sunt:

Bugetul alocat proiectului
Resursele necesare
Aşteptările beneficiarului cu privire la termenele proiectului şi calitatea sistemului de e-learning.

Interfaces
Proiectul interacţionează cu mai multe programe, pachete de date şi servicii :

Aprobarea şi selecţia proiectului
Metadate
Resurse necesare
Mentenanţa proiectului
Prezentarea proiectului
Managementul şi securitatea proiectului.

Assumptions
Se presupune că utilizatorii platformei ştiu să folosească un calculator la un nivel avansat.

Project organisation structure

Structura organizatorică descrie modul în care personalul proiectului va interacţiona pentru terminarea proiectului.

Communication Plan

Planul de comunicare defineşte mecanismele şi frecvenţa comunicărilor din cadrul proiectului:

Părţi interesate
Mecanisme de comunicare
Manageri
şedinţe de proiect
Echipe
prin Manageri de echipă

întâlniri regulate

e-mail

workshop-uri
Staff de suport
Prin Manageri

întâlniri regulate

e-mail

workshop-uri
Utilizatori
prin programe specifice

Project Quality Plan

Calitatea proiectului ar trebui evaluată în funcţie de următoarele criterii:

Dezvoltarea unui program de implementare eficient pentru planificarea proceselor la momentele de timp potrivite şi evidenţierea dependenţelor dintre ele
Realizarea unei implementări de calitate care să acopere toate livrabilele din PID la nivelul de calitate cerut
Informarea beneficiarului cu privire la schimbările efectuate şi impactul acestora asupra proiectului
Utilizarea eficientă a resurselor
Managementul eficient al riscurilor.

Project tolerances

Se pot face schimbări la planul proiectului cât timp acestea se află între următoarele limite de:

Timp – dacă termenele variază mai mult de 2 săptămâni excepţia trebuie validată de board-ul proiectului ;
Cost  – în cazul în care costul variază cu mai mult de 2000 Euro excepţia trebuie validată de board-ul proiectului ;
Resurse – orice variaţie a resurselor trebuie validată de board-ul proiectului ;
Business Case – nu se pot face schimbări în Business Case fără aprobarea board-ului proiectului.

Project controls

Proiectul va fi realizat utilizând metodologia Prince2, adică:

Managerul proiectului va prezenta lunar board-ului Rapoartele de progres
Managerul proiectului va menţine un Jurnal de riscuri
Managerul proiectului va menţine un Registru de probleme
Managerul proiectului va prezenta board-ului un Raport de terminare a proiectului.

Attachments

Initial Business Case

Initial Project Plan

Initial Risk Log

PROJECT PLAN

Project name
Dezvoltarea unui sistem de e-learning pentru compania IXIA şi integrarea sa cu intranetul companiei

Release
Draft/Final
Date:    27.11.2009

Author:

Echipă proiect
Owner:

IXIA
Client:

IXIA
Document Number:

IXIA-PP-0001

Document History

Document Location
This document is only valid on the day it was printed.
Sursa acestui document poate fi găsită pe intranetul companiei, la adresa \\sharepoint\elearning\ixia-pp-0001.doc

Revision History
Date of next revision:    05.12.2009

Revision date
Previous revision date
Summary of Changes
Changes marked
05.12.2009
N/A
Actualizarea planului

Approvals
This document requires the following approvals.
Signed approval forms are filed in the project files.

Name
Signature
Title
Date of Issue
Version
Cristian Alexandru

Project Manager
27.11.2009
1

Distribution
This document has been distributed to:

Name
Title
Date of Issue
Version
Echipă implementare IXIA

27.11.2009
1
IXIA Project Board

27.11.2009
1

Plan description
Acest Project Plan descrie:

Livrabilele majore ale proiectului
Activităţile care duc la realizarea livrabilelor (realizare şi testare)
Programul acestor activităţi
Resursele necesare pentru aceste activităţi
Factorii care ar putea afecta livrabilele la un nivel acceptat de calitate
Puncte de control ale managementului proiectului şi procese de management.

Project Plan este realizat în Project Initiation Stage şi este actualizat pe parcursul derulării proiectului.

Project prerequisites
O condiţie prealabilă a proiectului e acea condiţie care trebuie să fie îndeplinită pentru ca proiectul să poată fi demarat. Aceste condiţii sunt:

Cerinţele beneficiarului nu trebuie schimbate brusc şi substanţial înainte sau după demararea proiectului
Pregătirea beneficiarilor proiectului în vederea aşteptării derulării proiectului pentru sporirea beneficiilor proiectului din Business Case.

External dependencies
Responsabilul cu dependenţele externe trebuie să-l informeze pe managerul proiectului cu privire la progresul acestor activităţi. Managerul proiectului este responsabil cu informarea board-ului proiectului atunci când apar probleme cu achiziţionarea unor produse externe (componente IT, periferice PC, materiale e-learning, software e-learning). Dependenţele externe sunt :

Urmărirea achiziţionării de componente IT, periferice PC şi software e-learning
Controlul stocului de materiale e-learning (Cd-uri, DVD-uri etc.).

Dependenţele externe trebuie să fie minime pentru a influenţa cât mai puţin derularea proiectului.

Planning assumptions
S-au făcut mai multe presupuneri atunci când s-a realizat acest plan :

Membrii board-ului de proiect au suficiente cunoştinţe de Prince2 pentru a putea monitoriza derularea proiectului
Echipa de proiect este destul de rodată pentru a putea rezolva în timp util problemele ce ar putea apărea.

Tolerances
Managerul proiectului trebuie să realizeze un Raport de excepţii (Exception Report) în cazul în care proiectul nu poate fi terminat într-o lună de la data de terminare stabilită sau dacă bugetul proiectul va fi depăşit cu peste 5%.

Graphical plan attachments
Planificarea proiectului s-a făcut în Microsoft Project şi are următoarele activităţi: